Pri posudzovaní daňovej uznateľnosti nákladov nemožno vychádzať z predstavy, že každý výdavok, ktorý má podnikateľské opodstatnenie, automaticky znižuje základ dane. Popri všeobecnom pravidle o daňovom výdavku existuje aj skupina nákladov, pri ktorých zákon pripúšťa ich uznanie len za presne vymedzených okolností. Ide o situácie, keď zákon nechce ponechať posúdenie výlučne na všeobecnej úvahe o podnikateľskom účele, ale určuje konkrétnejšie hranice, limity alebo požiadavky na spôsob preukázania.
Takýto prístup je logický najmä pri nákladoch, ktoré sa v praxi ľahko prelínajú so súkromnou spotrebou, sociálnou politikou zamestnávateľa, reprezentáciou alebo s plneniami, ktorých obsah nemusí byť na prvý pohľad jednoznačný. Práve preto treba pri niektorých druhoch výdavkov okrem všeobecnej definície skúmať aj to, či boli splnené osobitné zákonné predpoklady.
Cestovné náhrady
Cestovné náhrady patria medzi výdavky, ktoré sú v podnikateľskej praxi veľmi časté, no zároveň pomerne často vyvolávajú otázky pri daňovej kontrole. Na prvý pohľad ide o pomerne jednoduchú oblasť - podnikateľ alebo zamestnanec cestuje za pracovným účelom a vznikajú mu náklady na dopravu, ubytovanie či stravovanie. Z hľadiska dane z príjmov však nejde len o samotnú existenciu týchto nákladov, ale aj o spôsob ich uplatnenia a o to, či spĺňajú podmienky stanovené právnymi predpismi.
Zákon č. 595/2003 Z.z. o dani z príjmov v z. n. p. (ďalej len „ZDP“) totiž neuznáva cestovné náhrady automaticky v akejkoľvek výške. Ich daňová uznateľnosť je viazaná na pravidlá ustanovené osobitnými právnymi predpismi, predovšetkým zákonom č. 283/2002 Z.z. o cestovných náhradách v z. n. p. (ďalej len „zákon o cestovných náhradách“). V praxi to znamená, že
aj keď je pracovná cesta reálne spojená s podnikateľskou činnosťou, výdavky možno uznať len v takom rozsahu, v akom by na ne vznikol nárok podľa príslušných pravidiel.
Ak by podnikateľ alebo zamestnávateľ poskytol náhrady nad tento rámec, rozdiel môže byť účtovným nákladom, ale z daňového hľadiska nemusí byť uznateľný
.Táto podmienka má svoj praktický význam. Zákonodarca tým sleduje, aby sa cestovné náhrady nestali nástrojom neprimeraného znižovania základu dane prostredníctvom výdavkov, ktoré by mohli mať čiastočne aj charakter osobnej spotreby.