Spoločnosť počas trvania pri svojej činnosti vytvára rôznu dokumentáciu, ktorú je potrebné aj uchovávať. V rámci tejto dokumentácie ide o rôzne druhy dokumentov týkajúcich sa založenia spoločnosti - napr. stanovy, spoločenská zmluva, rôzne zápisnice z valného zhromaždenia, či účtovné doklady, alebo aj o personálnu a mzdovú dokumentáciu, ak spoločnosť zamestnáva zamestnancov. Mnohé z týchto dokumentov obsahujú aj osobné údaje - či už zamestnancov, spoločníkov, akcionárov, štatutárnych zástupcov, klientov a pod.
V súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe týchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES(ďalej len "nariadenie GDPR") rozoznávame nasledovné tri typy osobných údajov:
-
Všeobecné (bežné) osobné údaje (napr. meno, priezvisko, adresa bydliska, dátum narodenia, rodné číslo).
-
Osobitné kategórie osobných údajov, ktoré sú taxatívne vymedzené v článku 9 ods. 1 nariadenia GDPR (napr. údaje o zdraví). Za osobitnú kategóriu osobných údajov sa síce rodné číslo nepovažuje, ale požíva zákonnú ochranu, ktorá zakazuje jeho zverejňovanie, okrem prípadu, ak dotknutá osoba sama rodné číslo zverejní.
-
Osobné údaje týkajúce sa uznania viny za trestné činy a priestupky.
Dokumentáciu uchováva spoločnosť ako tzv. prevádzkovateľ a údaje v nej dovtedy, kým je to potrebné na účel, na ktorý sa osobné údaje spracúvajú, avšak najneskôr po dobu stanovenú osobitnými predpismi.
Tento článok pojednáva o povinnosti prevádzkovateľa archivovať podnikovú dokumentáciu, ako aj o jeho povinnosti chrániť údaje obsiahnuté v tejto dokumentácii.
Účtovné doklady
Účtovnú dokumentáciu
účtovnej jednotky (prevádzkovateľa) tvorí
súhrn všetkých účtovných záznamov
.Účtovným záznamom sa rozumie údaj, ktorý je nositeľom informácie týkajúcej sa predmetu účtovníctva alebo spôsobu jeho vedenia.
Účtovná jednotka (prevádzkovateľ) má povinnosť zabezpečiť ochranu účtovnej dokumentácie proti strate, odcudzeniu, zničeniu alebo poškodeniu. Má povinnosť zabezpečiť aj ochranu použitých technických prostriedkov, nosičov informácií a programového vybavenia pred ich zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nich, neoprávneným prístupom k nim, stratou alebo odcudzením.
Prevádzkovateľ je povinný archivovať a uchovávať účtovné doklady - účtovné záznamy v digitálnej alebo aj papierovej podobe, a to z dôvodu preukázateľnosti pred orgánmi štátnej správy. Elektronickým uchovávaním účtovnej dokumentácie sa rozumie uloženie účtovnej dokumentácie na dátovom nosiči.
Pre uchovávanie účtovnej evidencie sa aplikuje ustanovenie § 35 a § 36 o uchovávaní a ochrane účtovnej dokumentácie zákona č. 431/2002 Z.z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len "zákon o účtovníctve"). V súlade s
Máte predplatné? Prihláste sa
Zatiaľ ste si prečítali len začiatok...
Celý dokument je len pre predplatiteľov.
Zaregistrujte sa a získajte
zadarmo prístup k vybranému obsahu na 10 dní.
Vďaka registrácii si môžete
- Prečítať platené články na portáli
- Prezerať predpisy
- Používať účtovné súvzťažnosti pre podnikateľov
- Vyskúšať funkcie záložky Moja kancelária
- Prelistovať celý archív časopisov Dane a účtovníctvo v praxi a DPH v praxi