So vznikom účtovnej jednotky sú spojené povinné poplatky ako aj iné výdavky, ktoré súvisia so založením účtovnej jednotky a sú vynaložené ako výdavky – úbytok peňažných prostriedkov ešte pred jej vznikom, teda pred jej zápisom do obchodného registra v prípade obchodných spoločností, alebo zápisom do živnostenského registra v prípade samostatne zárobkovo činných osôb.
Sú nimi napr. notárske poplatky, súdne poplatky, náklady na cestovné a poštovné súvisiace so založením spoločnosti, telefónne účty, nájomné, odmeny, sprostredkovateľské provízie a iné. Všetky jednotlivé výdavky, ktoré spolu predstavujú zriaďovacie náklady, musia byť jednoznačne priraditeľné k účelu – vzniku účtovnej jednotky. Do marca 2009 sa tieto výdavky mohli aktivovať ako dlhodobý nehmotný majetok a odpisovať podobne ako iný druh dlhodobého nehmotného majetku. To, podľa súčasne platných právnych predpisov, nie je možné. V súčasnosti je potrebné správne identifikovať, ktoré platby súvisia so založením spoločnosti a ktoré nie a správne ich vyčísliť a zaúčtovať ako náklad do účtovného obdobia, s ktorým časovo a vecne súvisia. Vzhľadom na to, že v novozaloženej účtovnej jednotke sa začína účtovať až dňom jej vzniku, je potrebné si odvodiť základné časové a vecné väzby. V prípade zriaďovacích výdavkov ide o náklady prvého účtovného obdobia, pretože spĺňajú definíciu nákladu v zákone č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“) „nákladom je zníženie ekonomických úžitkov účtovnej jednotky v účtovnom období, ktoré sa dá spoľahlivo oceniť“, pričom ekonomický úžitok je definovaný ako „možnosť priamo alebo nepriamo prispieť k toku peňažných prostriedkov a ekvivalentov peňažných prostriedkov“.
Na úvod analýzy si musíme najskôr zadefinovať o rozlíšiť dva základné pojmy spojené so začiatkom podnikania – založenie spoločnosti a vznik spoločnosti.
Založenie obchodnej spoločnosti podľa § 57 zákona č. 513/1991 Zb. Obchodný zákonník v z. n. p. (ďalej len „Obchodný zákonník“) je určené podpísaním spoločenskej zmluvy všetkými zakladateľmi (spoločnosť s viac spoločníkmi) resp. zakladateľskej listiny (obchodná spoločnosť s jediným spoločníkom). Spoločnosť podľa § 62 Obchodného zákonníka vzniká dňom, ku ktorému bola zapísaná do obchodného registra, pričom návrh na zápis do obchodného registra sa musí podať do 90 dní od založenia spoločnosti alebo od doručenia listiny, ktorou sa preukazuje živnostenské alebo iné podnikateľské oprávnenie. Z uvedeného vyplýva, že založenie spoločnosti a vznik spoločnosti predstavujú odlišné dátumy a sú rozdielne aj vo svojej skutkovej podstate. Vzniku spoločnosti teda predchádza jej založenie. Od dátumu založenia spoločnosti uplynie určitý čas do jej vzniku, ktorý je potrebný na vykonanie ďalších nevyhnutných postupov, ktoré je potrebné uskutočniť pre zápis spoločnosti do obchodného registra, teda vznik spoločnosti. Do tejto doby všetky záležitosti súvisiace so vznikom spoločnosti zariaďujú osoby, ktoré konajú v mene spoločnosti pred jej vznikom (§ 64 Obchodného zákonníka) a svoje pohľadávky za vyúčtované a vyplatené „zriaďovacie výdavky“ uplatnia voči spoločnosti až po jej vzniku.
Na založenie spoločnosti s ručením obmedzeným (ďalej len „s. r. o.“) sú potrebné najčastejšie tieto dokumenty:
- V prípade jednoosobovej spoločnosti s ručením obmedzeným (spoločnosť s ručením obmedzeným s jediným zakladateľom – spoločníkom):
- zakladateľská listina – podpis zakladateľa musí byť úradne osvedčený,
- vyhlásenie jediného zakladateľa o tom, že nie je spoločníkom vo viac ako 2 spoločnostiach s ručením obmedzeným,
- vyhlásenie správcu vkladu o splatení vkladov,
- výpis z osobitného účtu správcu vkladu,
- živnostenské oprávnenie (príp. iné oprávnenie ako koncesná listina...),
- podpisový vzor konateľa,
- list vlastníctva na nehnuteľnosť, v ktorej bude mať spoločnosť sídlo,
- súhlas vlastníka nehnuteľnosti alebo nájomná zmluva (už na nový subjekt),
- súhlas správcu dane so zápisom v obchodnom registri.
- V prípade viacosobovej spoločnosti s ručením obmedzeným (spoločnosť s ručením obmedzeným s viacerými zakladateľmi – spoločníkmi):
- spoločenská zmluva – podpisy všetkých zakladateľov musia byť úradne osvedčené,
- vyhlásenie správcu vkladu o splatení vkladov,
- výpis z osobitného účtu správcu vkladu,
- podpisový vzor konateľa (konateľov),
- živnostenské oprávnenia (príp. iné oprávnenie ako koncesná listina...),
- list vlastníctva na nehnuteľnosť, v ktorej bude mať spoločnosť sídlo,
- súhlas vlastníka nehnuteľnosti alebo nájomná zmluva (už na nový subjekt),