Inventarizácia je vzhľadom na svoj účel a význam jednou z najdôležitejších častí uzávierkových prác. Bez vykonania inventarizácie by účtovníctvo nespĺňalo základnú požiadavku uvedenú v § 7 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v z. n. p. (ďalej len „zákon o účtovníctve“), t. j. účtovná závierka neposkytne verný a pravdivý obraz o skutočnostiach, ktoré sú predmetom účtovníctva a o finančnej situácii účtovnej jednotky.
Povinnosť vykonania inventarizácie majetku, záväzkov a rozdielu majetku a záväzkov ukladá účtovným jednotkám § 6 ods. 3 zákona o účtovníctve. Táto povinnosť je jednoznačná a týka sa všetkých účtovných jednotiek, t. j. právnických osôb aj fyzických osôb, ktoré vykonávajú podnikateľskú činnosť alebo inú zárobkovú činnosť, a to bez ohľadu na to, či účtujú v sústave podvojného alebo jednoduchého účtovníctva. Splnením tejto povinnosti sa zabezpečí preukázateľnosť účtovníctva účtovnej jednotky v zmysle § 8 ods. 4 zákona o účtovníctve.
Pre účtovné jednotky, ktoré účtujú v sústave podvojného účtovníctva a sú podnikateľmi alebo vykonávajú inú samostatnú zárobkovú činnosť vyplýva povinnosť uplatňovať pri inventarizácii aj § 26 ods. 1 až 3 zákona o účtovníctve, t. j. upraviť ocenenie majetku a záväzkov. Účtovné jednotky v sústave jednoduchého účtovníctva túto úpravu realizujú len v oblasti odpisovania majetku a tvorby rezerv.
Inventarizácii podlieha všetok majetok a záväzky účtovnej jednotky ako aj rozdiel majetku a záväzkov. Zákon o účtovníctve definuje majetok ako aktíva účtovnej jednotky, ktoré sú výsledkom minulých udalostí, je takmer isté, že v budúcnosti zvýšia ekonomické úžitky účtovnej jednotky a dajú sa spoľahlivo oceniť, vykazujú sa v účtovnej závierke v súvahe. Majetkom účtovnej jednotky okrem dlhodobého majetku, zásob a peňažných prostriedkov sú aj pohľadávky. Záväzok definuje zákon o účtovníctve ako existujúcu povinnosť účtovnej jednotky, ktorá vznikla z minulých udalostí, je pravdepodobné, že v budúcnosti zníži ekonomické úžitky účtovnej jednotky a dá sa spoľahlivo oceniť, vykazuje sa v účtovnej závierke v súvahe. Rozdiel majetku a záväzkov je vlastné imanie účtovnej jednotky. Predmetom inventarizácie sú teda všetky položky vykazované v súvahe (v podvojnom účtovníctve) a vo výkaze o majetku a záväzkoch (v jednoduchom účtovníctve).
Spôsob vykonania inventarizácie, základné pravidlá a termíny jej vykonania, účtovné záznamy dokladujúce jej vykonanie a výsledky inventarizácie ustanovujú § 29 a § 30 zákona o účtovníctve. Inventarizovať sa musí všetok majetok a záväzky, ktoré účtovná jednotka vedie v účtovníctve, ako aj majetok a záväzky, ktoré sa v účtovnej jednotke účtujúcej v sústave podvojného účtovníctva vedú na podsúvahových účtoch.
Príprava a realizácia inventarizácie je v kompetencii účtovnej jednotky, ktorá zodpovedá za vykonanie inventarizácie, jej včasnosť, úplnosť, kvalitu a výsledky, ktoré sa musia premietnuť do účtovníctva účtovnej jednotky. Konkrétne postupy, harmonogramy, menovanie inventarizačných komisií, vzory používaných výstupov a iné špecifiká by mala mať účtovná jednotka stanovené vo vnútornom predpise na vykonanie inventarizácie, s ohľadom na svoje konkrétne podmienky.
Inventarizácia je proces, ktorý sa vykonáva v na seba nadväzujúcich krokoch:
- príprava inventarizácie, ktorá zahŕňa menovanie členov inventarizačnej komisie, určenie ich konkrétnych úloh, napr. preverenie platnosti dohôd o hmotnej zodpovednosti, vypracovanie odporučení k úprave ocenenia majetku a záväzkov, tvorbe opravných položiek, rezerv, ku skutočnému opotrebovaniu odpisovaného majetku,
- zistenie skutočného stavu jednotlivých položiek aktív a pasív vykonaním fyzickej, dokladovej prípadne kombinovanej inventúry, a zapísanie zistených skutočností do inventúrnych súpisov,
- porovnanie skutočne zisteného a účtovného stavu jednotlivých položiek majetku a záväzkov