Elektronická fakturácia od 1. januára 2027 by mala zjednodušiť a zrýchliť prácu s dokladmi aj účtovníkom, ktorí spracúvajú faktúry pre viacerých klientov.
Externí účtovníci k nim môžu získať priamy prístup a údaje automaticky spracúvať vo svojich systémoch.
Prechod na eFaktúru môže výrazne uľahčiť každodennú prácu najmä tým, ktorí vedú účtovníctvo desiatkam či stovkám firiem. Ak im klienti umožnia online prístup k odoslaným alebo prijatým elektronickým faktúram, pri vhodnom prepojení s účtovným softvérom sa doklady môžu automaticky načítavať priamo do systému účtovníka, čo prinesie úsporu času, lepší prehľad a nižšie riziko chýb.
Jeden účtovník môže pracovať s faktúrami viacerých firiem
Každý klient bude mať na prijímanie eFaktúr zvoleného vlastného digitálneho poštára, no externému účtovníkovi môže umožniť prístup ku svojej schránke. Podľa možností konkrétneho riešenia tak bude možné pracovať s dokladmi viacerých spoločností z jedného prostredia, prepínať medzi nimi a nastaviť rozdielne prístupové práva. Firma si napríklad ponechá kontrolu nad schvaľovaním a úhradami, zatiaľ čo spracovanie účtovníctva zabezpečí poverená osoba. Spôsob spolupráce pritom závisí od toho, či si firma faktúry vystavuje sama alebo ich za ňu pripravuje externý účtovník. Podľa toho si môžu nastaviť prístupy, odosielanie dokladov aj ich následné spracovanie.
Je potrebné preveriť u dodávateľa softvéru alebo digitálneho poštára, či zvolené riešenie umožňuje prácu s viacerými klientmi, automatické načítanie údajov, ich hromadné spracovanie a archiváciu. Dôležité je tiež dohodnúť, kto bude mať prístup k jednotlivým dokladom a aké oprávnenia získa. Ak má externý účtovník vykonávať za klienta aj úkony na portáli finančnej správy, napríklad výber digitálneho poštára, musí mať príslušnú autorizáciu na jeho zastupovanie.
eFaktúra nenahradí odbornú prácu
Nový systém automaticky neznamená, že faktúry budú zaúčtované bez zásahu človeka. Naďalej bude potrebné posúdiť ich obsah, správnosť údajov, časové rozlíšenie či zaradenie nákladov. Externý účtovník napríklad nemusí vedieť, či klient skutočne prevzal objednaný tovar, či bola služba dodaná v dohodnutom rozsahu alebo na aké stredisko má byť výdavok zaúčtovaný. Tieto informácie si preto musia obe strany aj naďalej odovzdávať.
Zachovaná zostáva tiež možnosť, aby účtovník v mene klienta faktúry vystavoval a odosielal. Potrebné je však vopred nastaviť prístup do zvoleného systému a spôsob ich spracovania. Za správnosť údajov a včasné vyhotovenie faktúry naďalej zodpovedá dodávateľ, aj keď doklad za neho vytvorí tretia osoba.
Čo by si mali účtovníci a ich klienti dohodnúť už teraz:
- či používaný účtovný softvér podporuje eFaktúru, prepojenie s digitálnym poštárom a prácu s viacerými firmami,
- či má poverená osoba (účtovník) potrebnú autorizáciu na zastupovanie klienta na portáli finančnej správy,
- akým spôsobom získa externý účtovník prístup k faktúram jednotlivých klientov a aké bude mať oprávnenia,
- ako sa budú doklady automaticky načítavať, zobrazovať, hromadne spracúvať a archivovať,
- kto bude prijaté eFaktúry kontrolovať, schvaľovať, uhrádzať a účtovať,
- ako sa bude overovať dodanie tovaru či služby a odovzdávať ďalšie informácie potrebné na správne zaúčtovanie.
Praktické informácie nájdu na portáli finančnej správy a špecializovanom webe www.info-efaktura.sk.