Pri významnejších výdavkoch je potrebné myslieť na dokazovanie už v okamihu ich vzniku, nie až pri daňovej kontrole. Dokumentácia nemá byť chápaná ako súbor izolovaných listín, ale ako ucelený systém, ktorý vie vysvetliť obchodný dôvod, časový sled, obsah plnenia, identitu dodávateľa a väzbu na príjmy. Pri nehmotných službách, poradenských plneniach, marketingu, sprostredkovaní a vnútroskupinových službách je potrebné klásť vyšší dôraz na kvalitu výstupov, interné schvaľovanie, preberacie mechanizmy a zachytenie reálneho prínosu pre podnik.
Marketingové služby – potreba detailnej dokumentácie a preukázania reálnej kampane
Spoločnosť si objedná marketingovú kampaň v hodnote 30 000 €. K dispozícii má len rámcovú zmluvu a dve faktúry od dodávateľa.
Pri daňovej kontrole správca dane požaduje dôkazy o tom:
- aká kampaň sa realizovala,
- aké boli výstupy a
- kto ju vykonal.
Ak spoločnosť nevie predložiť návrhy kampaní, reporty, preberacie protokoly, e-mailovú komunikáciu či iné výstupy, ktoré zachytávajú reálnu realizáciu služby, hrozí neuznanie nákladu ako daňového výdavku, hoci je formálne zaúčtovaný.
Poradenské služby vo vnútroskupinových vzťahoch – dôraz na preukázanie obsahu služieb a ich prínosu pre dcérsku spoločnosť
Dcérska spoločnosť platí materskej spoločnosti ročné poradenské poplatky za „manažérske a strategické služby“ vo výške 50 000 €. V účtovníctve sú zaúčtované pravidelné faktúry a existuje rámcová zmluva.
Pri daňovom spore správca dane skúma, či boli služby skutočne poskytnuté, kto ich poskytoval a aký bol konkrétny prínos pre dcérsku spoločnosť. Ak daňovník nevie predložiť zápisy zo stretnutí, prezentácie, projektové plány, interné schvaľovacie dokumenty alebo iné dôkazy o obsahu a výsledkoch služieb, môže dôjsť k záveru, že ide len o formálne fakturovaný náklad bez dostatočného preukázania.
Stavebné práce so subdodávateľmi – význam preukázania identity plniteľa a rozsahu vykonaných prác
Stavebná spoločnosť realizuje projekt, pri ktorom si najíma viacerých subdodávateľov. Má k dispozícii faktúry a zmluvy, no evidenciu o tom, kto konkrétne práce vykonával, v akom čase a v akom rozsahu, vedie len čiastočne.
Pri daňovej kontrole vzniknú pochybnosti, či práce vykonali práve subdodávatelia uvedení na dokladoch. Ak chýba stavebný denník, zoznam pracovníkov, prezenčné listiny, fotodokumentácia či odovzdávacie protokoly, môže správca dane spochybniť daňovú uznateľnosť týchto nákladov, keďže identita plnenia nie je dostatočne preukázaná.
Úrokové náklady pri financovaní nehnuteľnosti – nutnosť preukázania väzby úveru na príjmy z nájmu
Fyzická osoba – podnikateľ si vezme úver na kúpu nehnuteľnosti, ktorú prenajíma. Úrokové náklady si uplatňuje ako daňový výdavok.
Správca dane skúma, či úver skutočne súvisí s dosahovaním zdaniteľných príjmov z nájmu. Ak daňovník vie preukázať, že úver bol použitý na kúpu konkrétnej nehnuteľnosti, ktorú prenajíma (zmluva o úvere, kúpna zmluva, list vlastníctva, nájomné zmluvy, prehľad príjmov z nájmu), úrokové náklady majú vyššiu šancu na uznanie. Ak však nie je zrejmé, na čo bol úver použitý alebo nehnuteľnosť nesúvisí s podnikaním, môže byť daňová uznateľnosť spochybnená.
Jednorazový odborný seminár – požiadavka na dôkazy o realizácii seminára a jeho prínose pre podnikanie
Spoločnosť zaplatí 5 000 € za odborný seminár pre svojich zamestnancov. Má faktúru a objednávku, no neuchová dochádzku účastníkov, program seminára ani materiály od lektora.
Pri daňovej kontrole správca dane namieta, že nie je zrejmé, kto sa seminára zúčastnil, aký bol jeho obsah a aký prínos mal pre podnikanie. Ak spoločnosť dodatočne nevie preukázať realizáciu seminára (napríklad certifikáty účasti, prezentácie, záznamy z interného hodnotenia), môže byť výdavok posúdený ako nedostatočne preukázaný, hoci formálne existuje faktúra a účtovný zápis.