Podľa § 71k až § 71o zákona č. 222/2004 Z. z. o dani z pridanej hodnoty v z. n. p. (ďalej len "zákon o DPH") budú musieť od roku 2027 vedieť prijímať elektronické faktúry prostredníctvom digitálneho poštára všetci podnikatelia, bez ohľadu na to, či sú alebo nie sú platiteľmi DPH. Podnikatelia, ktorí sú podľa zákona o DPH povinní vyhotovovať elektronické faktúry, musia zároveň zabezpečiť aj možnosť ich odosielania prostredníctvom digitálneho poštára.
To však neznamená, že každý podnikateľ bude musieť používať samostatnú aplikáciu alebo nový systém. V mnohých prípadoch bude služba digitálneho poštára súčasťou účtovného alebo fakturačného programu, ktorý už používajú. Iní podnikatelia môžu využiť webové alebo mobilné aplikácie digitálnych poštárov (v prípade odosielania menšieho počtu faktúr budú k dispozícii aj bezplatné riešenia), prípadne riešenia typu „všetko v jednom“, ktoré umožnia vystavovanie, odosielanie aj prijímanie elektronických faktúr.
Podnikatelia si budú môcť vybrať digitálneho poštára zo zoznamu certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby zverejneného na portáli finančnej správy.
Zákon o DPH (§ 71k až § 71m) však umožňuje, aby sa obchodní partneri vopred dohodli aj na inom spôsobe zasielania elektronických faktúr, napríklad prostredníctvom vlastných systémov alebo existujúcich elektronických riešení (napr. e‑mailom).
Ak sa podnikateľ rozhodne neposielať elektronické faktúry cez digitálneho poštára, potrebuje na to predchádzajúci súhlas odberateľa. Faktúra zaslaná napríklad e‑mailom musí zároveň spĺňať všetky zákonné a technické požiadavky (štruktúrovaný XML súbor vo formáte UBL 2.1 alebo CII D16B spĺňajúci európsku normu EN 16931) podľa § 71k až § 71o zákona o DPH. V takomto prípade nevzniká povinnosť oznamovať finančnej správe vybrané údaje z elektronických faktúr v reálnom čase a naďalej sa uplatňuje len povinnosť podávať kontrolný výkaz podľa všeobecných ustanovení zákona o DPH. Možnosť zasielať elektronické faktúry iným spôsobom však nemení povinnosť mať zabezpečené prijímanie elektronických faktúr prostredníctvom digitálneho poštára.
Pri zasielaní elektronických faktúr iným spôsobom podnikateľ prichádza o výhody spojené s preukázateľným doručením podľa § 71n zákona o DPH. V praxi tak môžu vzniknúť situácie, keď príjemca tvrdí, že faktúru nedostal, skončila v nevyžiadanej pošte alebo sa z iného dôvodu nedoručila. To môže viesť k sporom o doručenie faktúry, začiatok plynutia lehoty splatnosti alebo k oneskorenej úhrade. Certifikovaný digitálny poštár naopak podľa § 71n a § 71o zákona o DPH zabezpečuje preukázateľné potvrdenie o odoslaní a doručení elektronickej faktúry, overenie identity odosielateľa a príjemcu a vyššiu istotu, že faktúra sa dostane správnemu adresátovi. Tým znižuje riziko sporov a zjednodušuje preukazovanie doručenia faktúry.