Podľa analýz Európskej komisie a skúseností zo zahraničia môže znížiť náklady na spracovanie faktúr až o 70 %, skrátiť čas potrebný na ich spracovanie o viac ako polovicu a priniesť výrazné úspory pre celé podnikateľské prostredie.
Elektronická fakturácia nie je slovenskou novinkou. Ide o súčasť celoeurópskej modernizácie systému DPH, ktorú postupne zavádzajú členské štáty Európskej únie. Slovensko sa tak zaradí medzi krajiny, ktoré nahrádzajú papierové a PDF faktúry modernou výmenou štruktúrovaných elektronických dát. Rovnaký princíp už využíva napríklad Belgicko. Základom systému je sieť Peppol, medzinárodný štandard umožňujúci bezpečnú výmenu elektronických faktúr a ďalších obchodných dokumentov.
Faktúra sa v pošte či e-maile môže stratiť - eFaktúra nie
Slovenskí podnikatelia vystavia každý rok viac ako 100 miliónov faktúr. Približne 60 % z nich je uhradených po dátume splatnosti a približne pätina sa stále spracúva v papierovej forme. K oneskoreným úhradám pritom často prispieva aj spôsob doručovania a spracovania faktúr, ktoré sa môžu stratiť v e-mailovej komunikácii alebo sa k príjemcovi nedostanú včas.
Napriek tomu si mnohí podnikatelia pod pojmom elektronická faktúra stále predstavujú PDF dokument zaslaný e-mailom. V skutočnosti však ide len o digitálnu podobu papierového dokladu, s ktorou musia pracovať ľudia na oboch stranách. V praxi sa navyše tie isté údaje často zadávajú opakovane, pri vystavení dokladu, jeho zaúčtovaní, spracovaní na strane odberateľa aj pri plnení daňových povinností. Pri klasickom spracovaní faktúr tak vznikajú viaceré miesta, kde môže dôjsť k chybe alebo nesúladu údajov. Preklepy v identifikačných údajoch či číslach dokladov následne spôsobujú zbytočné nezrovnalosti a dodatočné preverovanie.
Elektronická fakturácia funguje odlišne. Údaje sa prenášajú v štruktúrovanej podobe, ktorú dokážu účtovné programy automaticky načítať a spracovať. Prostredníctvom certifikovaných digitálnych poštárov a zabezpečenej siete Peppol sa prenášajú priamo zo systému dodávateľa do systému odberateľa. Obe strany sú pritom overené a systém poskytuje potvrdenie o doručení.
Menej chýb aj byrokracie, výrazne nižšie náklady
Prínosy elektronickej fakturácie potvrdzujú aj analýzy Európskej komisie a skúsenosti zo zahraničia. Prechod na elektronickú výmenu faktúr môže znížiť náklady na spracovanie dokladov až o 70 %, skrátiť čas potrebný na ich spracovanie o viac ako polovicu a slovenskému podnikateľskému prostrediu priniesť úspory odhadované na desiatky miliónov eur ročne. Významným prínosom bude aj postupné odbúravanie administratívnych povinností. Po plnom nábehu systému sa totiž počíta so zrušením kontrolného výkazu.
Všetky informácie o elektronickej fakturácii sú dostupné na portáli finančnej správy v časti eFaktúra, v rámci ktorej sú k dispozícii praktické návody, odpovede na viac ako 100 najčastejších otázok aj detailné vysvetlenia jednotlivých situácií z praxe. Na špecializovanej stránke www.info-efaktura.sk [nové okno] je dostupný Interaktívny sprievodca elektronickou fakturáciou, ako aj podrobné postupy a konkrétne kroky pre jednotlivé skupiny subjektov. Záznamy z webinárov vrátane najaktuálnejšieho, ktorý sa venuje procesu výberu digitálneho poštára, sú dostupné prostredníctvom Akadémie finančnej správy [nové okno]. K dispozícii je tiež call centrum finančnej správy na telefónnom čísle 048/4317 222.