Zavádzanie elektronickej fakturácie je súčasťou európskeho balíka opatrení VAT in the Digital Age (ViDA), zameraného na modernizáciu systému DPH a zjednotenie pravidiel v rámci EÚ. Bude sa vzťahovať na všetky zdaniteľné osoby usadené v tuzemsku, ktoré dodávajú tovar alebo služby iným podnikateľským subjektom v tuzemsku. Povinnosť vystavovať elektronické faktúry sa týka platiteľov DPH, čo znamená, že sa dotkne nielen veľkých firiem, ale aj živnostníkov – napríklad remeselníkov, stavebných dodávateľov, účtovníkov či IT dodávateľov, ak fakturujú inému podnikateľovi alebo firme.

Zároveň bude platiť, že každý podnikateľský subjekt bude povinný elektronické faktúry tiež prijímať - teda aj ten, kto nie je platiteľom DPH. V praxi to znamená, že ak malý podnikateľ dostáva faktúry od svojich dodávateľov, napríklad za firemný telefón, energie alebo rôzne služby v rámci podnikania, bude musieť byť pripravený na ich elektronické prijímanie.

Zákon tiež vymedzuje situácie, na ktoré sa povinnosť elektronickej fakturácie nevzťahuje. Ide najmä o dodania smerom ku konečnému spotrebiteľovi, teda fyzickej osobe – nepodnikateľovi, ako aj o ďalšie špecifické prípady podľa zákona o DPH. Pre bežných občanov teda nenastáva žiadna zmena.

Ako sa pripraviť

Finančná správa odporúča podnikateľským subjektom, aby sa na zavedenie elektronickej fakturácie pripravili v predstihu.

Zavedenie elektronickej fakturácie neznamená, že každý musí mať komplexný účtovný systém alebo plne automatizovaný softvér. Očakáva sa, že trh prinesie viacero možností, z ktorých si podnikateľské subjekty vyberú podľa svojich potrieb.

Proces doručovania e-faktúr

Výmena faktúr bude prebiehať automatizovane prostredníctvom certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, tzv. digitálnych poštárov. Výrobcovia ekonomického a účtovného softvéru certifikáciu nepotrebujú – ich úlohou je zabezpečiť, aby ich systémy vedeli správne vytvárať a spracúvať faktúry v predpísanom formáte.

Podnikateľské subjekty si vyberú konkrétneho poskytovateľa, cez ktorého budú faktúry odosielať a prijímať. Faktúry sa tak dostanú priamo k odberateľovi cez digitálnu sieť.

Subjekty si zároveň budú môcť zvoliť formu využívania služby podľa svojich potrieb. Môže ísť o riešenie prepojené priamo s účtovným alebo ekonomickým softvérom, ktoré zabezpečí automatické odosielanie a prijímanie faktúr, ale aj o jednoduchšie varianty, ako je hromadný import a export dát alebo webové či mobilné aplikácie fungujúce podobne ako bežná emailová schránka typu Gmail.

Finančná správa už sprístupnila zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby, ktorí úspešne prešli procesom certifikáciou v sieti Peppol aj akreditáciou zo strany finančnej správy. K dispozícii je tiež zoznam poskytovateľov, ktorí sa aktuálne nachádzajú v procese akreditácie. Oba zoznamy sú dostupné aj v anglickej verzii na jej webovej stránke.

Náklady a výber riešenia

Investícia do prechodu na elektronickú fakturáciu bude závisieť od zvoleného modelu spolupráce. Predpokladá sa, že podobne ako pri mobilných operátoroch, aj v tejto oblasti ponúknu poskytovatelia rôzne balíky služieb. Trh je otvorený a očakáva sa, že viacerí výrobcovia fakturačného softvéru sa stanú akreditovanými poštármi a ponúknu riešenia „všetko v jednom“.

Menšie podnikateľské subjekty budú môcť využiť základné balíky pre nižší počet dokladov, zatiaľ čo pri väčších objemoch bude jednotková cena nižšia. V zahraničí sa náklady bežne pohybujú od 0,05 do 0,50 eura za jednu faktúru v závislosti od celkového počtu, pričom existujú aj riešenia, ktoré menší počet faktúr vybavia bezplatne.